¿Existe una oficina «perfecta»?… ¿Cómo sería el espacio de trabajo ideal? Lógicamente cada persona debe tener su propia idea de lo que sería el lugar de trabajo perfecto… sospecho que para más de uno la primera imagen se parecerá un poco a una especie de paraíso con playa, piscina, restaurantes «all you can eat» gratuitos, un bar muy surtido… pero un momento!!!… hemos dicho «espacio de trabajo», no de vacaciones… creo que me traiciona el inconsciente.
Hablar de espacios de trabajo es hablar necesariamente de objetivos de negocio, productividad, colaboración, flexibilidad… es hablar de cómo podemos conseguir que el espacio – el 2do gasto más importante de las empresas, normalmente – pase de ser simplemente un gasto necesario a convertirse en una herramienta para mejorar la productividad de las personas, su satisfacción general , su balance de vida personal y laboral, etc. Para conseguir eso tenemos que tener en cuenta varias cosas. Lo primero y más importante para mí es la EXPERIENCIA del empleado… algo que el mundo anglo-parlante se ha venido a llamar Workplace Experience.
Hoy en día vemos como la mayoría de productos y servicios se centran mucho en la experiencia del usuario… ya no se trata de lo bueno del producto o servicio, se trata de brindar la mejor experiencia posible a quien lo usa. Esto último es particularmente evidente en productos y servicios relacionados a la tecnología, como teléfonos celulares, tabletas, PC’s, consolas de video juegos, etc.
¿Por qué no hablar de lo mismo en el espacio de trabajo?
Para mejorar la experiencia del empleado, creo yo, existen 3 elementos fundamentales:
La tecnología. No podemos negar que el avance de la tecnología ha cambiado dramáticamente el panorama de las oficinas… cables, teléfonos fijos, impresoras individuales, monitores enormes, PC’s de sobremesa, etc., son elementos del pasado. Si tu oficina todavía tiene alguno de los anteriores… enfrenta la realidad: ir a tu oficina debe ser como retroceder en el tiempo. No solamente se trata de tener Wi-Fi en todos los ambientes de la oficina (imprescindible) sino también asegurar una excelente conectividad. Numerosos estudios sobre el comportamiento de las nuevas generaciones (los «nativos digitales») coinciden en señalar que para muchos de ellos el tener una excelente conectividad y acceso sin limitaciones es considerado clave para el espacio de trabajo. Así mismo, la tecnología de tele-presencia o los muros-video (video wall) nos permiten estar conectados remotamente, lo que reduce considerablemente los desplazamientos y viajes.
Tecnología excelente, acceso sin restricciones (limitar el acceso a internet es medieval) fiabilidad de la conexión, altísima velocidad y capacidad es lo que debemos procurar.
Los servicios. Doy por descontado que vamos a contar con un buen servicio de limpieza, seguridad, mensajería, mantenimiento… pero cada vez más nos encontramos con empresas que ofrecen «algo más»… comida gratis, subvenciones para gimnasios y guarderías (cuando no están dentro de la misma oficina) zonas de juegos y descanso, servicios de conserjería… en fin, toda una serie de servicios de «cuello blanco» y contacto directo con el usuario – un usuario que cada vez es más exigente – con el objetivo de mejorar la satisfacción del usuario. Ya quedó atrás el concepto de darle al empleado «de todo» (tintorería, tienda de alimentos, etc.) con el objetivo de «retenerlo» en la oficina o el campus… hoy en día la motivación va por el lado de mejorar su experiencia y hacerla más agradable.
El mejor servicio posible tiene por objetivo convertirse en la «primera opción» o first choice para el empleado… es decir: me quedo en la cafetería de la oficina porque es mejor que la que está cruzando la calle. Me ha pasado en alguna oportunidad, hablando con usuarios, que se quejaban de tener un gimnasio que no era lo suficientemente bueno. El argumento tiene una lógica aplastante: «si vamos a tener un mini-espacio con 2 o 3 apartado a los que nadie va a mantener, mejor que firmen un convenio con el gimnasio más cercano» es decir, si el servicio o amenity no es excelente, lo mejor es no tenerlo.
El diseño. Ya no quiero hablar únicamente del menú de espacios o del diseño de la oficina flexible – que, estoy convencido, es sin duda la mejor respuesta a la realidad del trabajo hoy en día – sino en la importancia de que el diseño de un espacio hable de la organización. Muchas veces confundimos la idea de «expresión de marca» con el uso indiscriminado del logotipo y los colores corporativos de la empresa. Es muy importante, pero lo realmente importante es reflejar los valores de una compañía, no reproducir su brand-book en todas las esquinas.
Por otro lado, la oficina actual es un lugar de encuentro, de colaboración, de estudio y de aprendizaje… el trabajador del siglo XXI va a venir a la oficina para ser parte de algo más grande, y para trabajar en equipo y aprender de sus compañeros. Esto significa que la importancia de los espacios de colaboración y de trabajo en equipo (teaming) van a cobrar cada vez más relevancia en detrimento de los espacios individuales y los anacrónicos despachos asignados a personas por su posición y no por necesidad. El diseño del espacio analiza la actividad del negocio para responder con una solución que permita mejorar la productividad en lugar de servir como reflejo del organigrama.
En fin, la oficina perfecta es aquella a la que uno se dirige ya no por obligación – ya que puede trabajar desde cualquier lugar – sino porque encontramos que es el mejor lugar para hacer nuestras actividades. Así «escogemos» que sea el lugar perfecto para trabajar.
Perdidos en el espacio (de trabajo) 
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¿Estamos haciendo propaganda?… aunque poco elegante, es totalmente válido, pero les recomiendo – sin ninguna acritud – tomar parte en las discusiones y debates más que «colgar» publicidad!. Muchos éxitos!